Allgemein

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Kann ich die Übersicht meiner Teilnehmenden bzw. Teilnahmen sortieren oder filtern?

• Wenn Sie auf den Spaltenkopf klicken, sortieren sich die Übersichtslisten zu den Teilnehmenden bzw. Teilnahmen auf- bzw. absteigend. Zusätzlich steht eine einfache Suche zur Verfügung, die Ihnen dynamisch die auf den Suchbegriff treffenden Einträge anzeigt.

Gibt es eine Schnittstellenfunktion für den Im- bzw. Export von Daten?

• Zur Zeit gibt es keine Möglichkeit für den Im- bzw. Export von Daten für die ESF-Monitoring Anwendung.

Datenschutz & Funktionszertifikat

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Wie genau werden die 10 Suchen gezählt, in deren Anschluss das Konto gesperrt wird?

• Das Konto wird gesperrt, wenn Sie 10 mal hintereinander eine Teilnehmendensuche durchführen, ohne im Anschluss eine neue Akte bzw.Teilnahme anzulegen (entweder aus der Liste der gefundenen Teilnehmenden oder über "neu hinzufügen"). Sobald Sie eine der beiden angebotenen Aktion ausführen und einen neuen Teilnehmenden hinzufügen wird der Zähler zurück gesetzt.
  Der Zähler wird hingegen nicht zurück gesetzt, wenn Sie auf eine andere Seite wechseln oder sich ausloggen. Es muss explizit eine Aktion im Anschluss an die Suche erfolgen um den Zähler für die Sperrung zurück zusetzen.
  

  Die Zählung bezieht sich nicht auf die Suche in der Übersichtsliste der (eigenen) bereits dokumentierten Teilnehmenden!

Wie kann das Funktionszertifikat an die Träger weitergegeben werden ohne es auf einen Datenträger zu speichern?

• Wir empfehlen das Funktionszertifikat idealerweise auf einem Stick oder einer CD zu speichern, um dieses dann an den verschiedenen Arbeitsplätzen einrichten zu können. Von einem unverschlüsselten Versand per E-Mail raten wir aus sicherheitstechnischen Gründen ab. Alternativ könnten Sie z.B. mit der hausinternen IT klären ob z.B. der Tranfer über einen freigegebenen Netzwerk-Ordner möglich wäre.

Wie werde ich benachrichtigt, wenn das Funktionszertifikat meiner kommunale Koordinierungsstelle ausläuft?

• Das Funktionszertifikat hat eine Gültigkeit von drei Jahren. Vor Ablauf dieser Frist gibt es von der Vergabestelle (Citkomm) rechtzeitig per E-Mail eine Erinnerung zur Erneuerung des Zertifikates. Zuständigkeitsänderungen bezüglich der Zertifikatsbeantragung (erst relevant bei Neubeantragung) melden Sie bitte an die Servicestelle der Stiftung SPI.

Brauche ich für jeden Rechner ein Funktionszertifikat, um mit ESF-Monitoring zu arbeiten?

• Die Arbeit mit ESF-Monitoring ist arbeitsplatzgebunden. An jedem Rechner, an dem Sie arbeiten, muss das auf Ihre kommunale Koordinierungsstelle ausgestellte Funktionszertifikat installiert werden.

  Das Zertifikat kann aber leicht von Arbeitsplätzen ex- bzw. importiert werden.
  
  

Wie überprüfe ich, ob mein Funktionszertifikat korrekt installiert ist?

• Für den Zugriff auf ESF-Monitoring muss das Funktionszertifikat in Ihrem Browser installiert sein:

  • Internet Explorer: > Extras > Internetoptionen > Inhalte > Zertifikate > Eigene Zertifikate

  • Firefox: > Bearbeiten > Einstellungen > Erweitert > Zertifikate > Ihre Zertifikate
    
    

Das Funktionszertifikat ist korrekt installiert, ich bekomme trotzdem eine Fehlermeldung beim Aufruf der Webseite

• Dies kann durch einen vorherigen Aufruf der Seite verursacht werden. Löschen Sie hier bitte den Cache und die Cookies:

1. Den Cache und die Cookies löschen (Strg+Umschalt+Entf)
2. Browser schließen
3. Browser wieder öffnen

4. Erneut die Seite aufrufen: https://www.esf-monitoring.de

Sie sollten sich nun wieder anmelden können.

Ich muss das Funktionszertifikat neu beantragen, wo kann ich das tun?

• Das Funktionszertifikat muss neu beantragt werden, wenn das bisherige Zertifikat zeitnah ausläuft oder der Verdacht besteht, dass das bisherige Zertifikat nicht mehr sicher ist. Ein neues Zertifikat ist nicht notwendig, wenn sich die Zuständigkeit geändert hat. Hier reicht die Mitteilung der Zuständigkeitsänderung an die Servicestelle der Stiftung SPI.

  Beantragen Sie das neue Funktionszertifikat beim Trustcenter der Citkomm unter https://cas.citkomm.de.
  
  

Kann mit ESF-Monitoring auch auf mobilen Endgeräten gearbeitet werden?

• Prinzipiell können Sie auch mit internetfähigen mobilen Endgeräten (Tablets, Laptops u.a.) Daten in ESF-Monitoring pflegen. Auch hier muss das Zertifikat im Browser installiert werden.

  Bei der Verwendung mobiler Endgeräte sollten Sie besonders sorgsam den Zugriff auf die Geräte beachten. Falls Ihnen ein Gerät verloren geht oder es gestohlen wird empfehlen wir dringend das Funktionszertifikat über die Citkomm zu sperren!

Administration

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Kann eine trägerübergreifende Vertretung angelegt werden?

• Nein.

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Teilnehmendenverwaltung

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Was mache ich, wenn Teilnehmende keine E-Mail-Adresse oder Telefonnummer haben?

• Sollten Informationen bzgl. Telefonnummer und E-Mail-Adresse nicht zu ermitteln sein, tragen Sie bitte entsprechende Daten des Trägers ein!

Wie kann ich Teilnehmende bzw. Teilnahmen löschen?

Aus verschiedenen Gründen kann es passieren, dass fälschlicherweise Teilnehmerdaten angelegt werden, welche gelöscht werden sollen. Die Löschung kann nicht von Ihnen selbst durchgeführt werden, sondern nur durch die Intevation GmbH. Damit wir eine Löschung vornehmen, bedarf es bestimmter Daten, welche wir vorab von Ihnen formlos, aber als schriftliche Weisung (mit Ihrer Unterschrift!) per Fax [1] oder eingescannt als PDF-Anhang in einer E-Mail [2] benötigen.

Es dürfen keine persönlichen Daten, wie Name, Vorname oder Geburtsdatum genannt werden!

Es gibt zwei voneinander unterschiedliche Fälle:

• Fall 1: Löschung eines Teilnehmenden (Person!)
  • Bitte nennen Sie uns die eindeutige persönliche Kennung des Teilnehmenden und den Grund für die Löschung.
• Fall 2: Löschung einer (mehrfach angelegten!) Teilnahme

  • Bitte nennen Sie uns die eindeutige persönliche Kennung des Teilnehmenden, schreiben bei der entsprechenden Teilnahme bei den Angaben zur Teilnahme in das Feld "Interne ID der Teilnahme beim Träger" -> "Bitte Löschen" und nennen Sie den Grund für die Löschung.

[1] Fax: 0541/33508399
[2] E-Mail: waskiq@support.intevation.de